中山大学附属第一医院国内举办国际学术会议管理规定

2008-09-02
 
 
第一章 总 则
    为进一步规范与加强国际学术会议的管理工作，根据国家及学校有关规定，结合我院实际情况，制定本规定。
    第一条 举办国际学术会议是国际学术交流的一种重要形式，有利于提高我院的国际学术地位，有助于及时掌握国际学术领域的最新动态，促进相关学科的教学与科研发展，增进我院与国外学术界的联系医院支持院内各学科在国内(主要是在本省)举办国际学术会议。
    第二条 科教处、院长办公室是我院在国内举办国际学术会议的管理部门。主要职责：
1、科教处负责会议的立项、申报、会议总结及统计信息的管理；
2、院长办公室负责国外与会学者来华签证、通知等手续的办理。
第三条 科教处、院长办公室负责会议申请的初审工作。
 
第二章 举办条件
    第四条 举办科室需有较好的政治、业务条件，较强的学术组织能力和会务组织能力。
    第五条 举办科室在国内外本领域有一定影响，对本领域国际、国内的研究现状和发展方向有较强的把握能力。
    第六条 能够邀请一定数量的国内外知名学者与会，并能够征集一定数量和较高水平的学术论文。
第七条 能够落实会议经费，保证会务及接待工作的顺利进行。
 
第三章 申办程序
    第八条 举办国际学术会议实行两级审批制度。重大国际学术会议报国务院审批；一般性国际学术会议报教育部审批。
    第九条 举办国际学术会议实行预报和报批两个程序。预报和报批国际学术会议的年份是指拟对外宣布或承诺的年份，不是会议召开的具体年份。
    (一) 预报  
   举办科室必须在每年8月初报送下一年度拟申办和举办国际学术会议的年度计划(报送程序见附件1)。
    (二) 报批
    举办科室必须至少在对外宣布前5个月办理报批手续(报批程序见附件1)。未经批准，不得对外申办或承诺举办国际学术会议。   
   第十条 举办国际学术会议一般只限在本省。如需在外省举办国际学术会议，需在举办地联合一个具备举办(或协办)该会议条件的合作单位联合主办(或协办)，并由该合作单位上报当地主管部门审批。
 
第四章 筹备与组织
    第十一条 举办科室应设立筹备机构，下设学术组和会务组。
    1、学术组负责与会议有关的学术活动。包括确定会议主席、副主席、秘书长等人选；确定详细会议议题，征集、评审论文，编辑出版论文集；制订会议日程、议程；提供国内外与会学者名单；会议筹备期间的对外联系工作以及会议期间有关学术方面的工作。
    2、会务组负责行政管理和组织工作，包括会议接待、礼宾、财务、宣传等。
    第十二条 举办大型、重要和敏感的国际学术会议应做好各种突发事件的应对预案，采取切实的安全防范措施，确保会议顺利进行。
    第十三条 举办国际学术会议应认真贯彻国家有关保密政策，做好政治、经济、科技等方面信息的保密工作。  
第十四条 会议结束后，举办科室应做好如下工作：
1、按有关规定和要求，于会后1个月内将会议总结提交科教处。
2、将有关会议始末的全套材料(如会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录像及会议报道等)于会后1个月内搜集、整理后送院办文秘科。
第五章 附则
第十五条 本规定由科教处负责解释。
第十六条 本规定自发文之日起施行。之前规定凡与本规定相抵触的，以本规定为准。
   
 
附件：
1、举办国际学术会议流程
2、举办国际会议预报表
3、举办国际学术会议申请表
4、举办国际学术会议需注意的若干问题
 
 
附件1：
                 举办国际学术会议流程
 
一、会议预报
 
预报国际会议的年份是指拟对外宣布或承诺的年份，不是会议召开的具体年份。预报程序如下：
 
每年8月份科教处下发关于下年度拟对外宣布或承诺国际会议计划的通知
↓
拟举办国际学术会议的科室填写《举办国际会议预报表》
↓
交科教处科研科
↓
科教处、院长办公室审核
↓
主管院长审批
↓
由院长办公室于9月15日前汇总上报中山大学国际合作与交流处
↓
上级部门批复后由科教处通知申报科室
 
 
 
二、会议报批
 
至少在对外宣布或承诺举办国际会议前5个月提出申请，程序如下：
 
举办科室提交会议申请
填写《中山大学附属第一医院举办国际学术会议申请表》
↓
科研主管部门审核（科研科、科教处、学校医科处）
↓
主管院长审批
↓
院长办公室向中山大学国际合作与交流处办理申报手续
↓
国际合作与交流处起草公文
↓
呈校领导审批
↓
报送教育部
（重大国际学术会议需时2~4个月，
一般国际学术会议需时1~2个月）
↓
国际合作与交流处通知举办单位审批结果
↓
医院科研主管部门通知举办科室
↓
举办科室筹办会议
↓
为国外学者申请来华签证
（在会议举行前30个工作日）
↓
会后举办科室向医院科研主管部门提交会议总结及统计表
↓
经院长办公室、主管院长审核后报国际交流与合作处


附件2：
举 办 国 际 会 议 预 报 表
 
20   年度   举办（含申办、承办、合办等）国际会议计划表
序号
会议全称
地点
（市）
拟开会时间
规模
申办、承办、合办
经费支付办法
年、月、日
外方
中方
外方单位中英文全称
拟对外
承诺日期
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
注意：① 没有信息的栏目填“无”，不得空格
② “拟对外承诺日期”为： ⑴ 学校自主举办的国际会议拟向外发出会议1号通告的日期
⑵ 申办、承办等国际会议拟首次向外方单位正式申请的日期
 
填表单位     填表人       联系电话           电子邮箱        单位盖章        年 月 日


附件3：
 
举办国际学术会议申请表
 
会议通知
(中英文)
 
会议时间
     年   月   日
至   年   月   日
会 议
地 点
 
 
主办单位、合办单位、协办单位、承办单位
 
会议规模
(总人数)
 
港澳地区代表（人）
 
台湾地区代表（人）
 
外国代表（人）
 
 
会议经费来源
 
 
 
会议主题、议题和主要内容
 
 
举办会议的必要性、预期达到的目的、利弊分析（可另页打印）
 
会议工作
语言
 
联系人姓名：
 
电话：
电子邮箱：
另请提供以下信息：
1、会议是否涉及敏感或热点问题。如涉及，须指出会议上可能出现的问题和情况，以及处理的对策、预案。
2、有国际组织背景的会议，必须了解清楚该组织的背景，提交该组织的简介，并确认其没有“一中一台”或“两个中国”问题。
3、拟邀请的台湾地区代表名单（包括姓名、性别、单位、职称职务、专业学术水平、对我态度等）。
4、会议开支预算。
 


附件4：
 
举办国际学术会议需注意的若干问题
   
一、重大国际会议定义
    1、联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；
    2、联合国系统以外的政府间和非政府问重要国际组织的大会与特别会议；
    3、事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；
    4、外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；
    5、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；
    6、邀请党和国家领导人出席的国际会议。
二、一般性国际会议是指有3个或3个以上国家（地区）参加的国际会议。
三、关于会议性质、规模及名称的问题
    举办会议的性质，规模必须与批准举办会议的规模一致，不能随意变更。国际会议的名称一般建议不使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”，“高层会议”“首届”等称谓。
    四、关于人文社会科学类会议的问题
    要注意会议选题的敏感性。举办意识形态较强的国际学术会议要首先从政治上权衡利弊，严格请示汇报制度。会前应严格审核会议论文，内容无把握的论文要报上级主管部门审核。不宜举办议题敏感、外方合作者背景不清、以及境外资助经费来源不明的国际学术会议。
   五、关于台湾的问题
   台湾问题是最敏感的问题之一，如邀请台湾地区学者参加我院举办的国际学术会议，须由学校报广东省人民政府台湾事务办公室审批。在我院举办的国际学术会议，不得出现“一中一台”或“两个中国”问题。台湾地区学者只能以“中国台湾”或“中国台北”某单位代表的身份与会。会议通知、会议录、论文集等会议资料中表达台湾的用语不得出现“中华民国”、“全国”、“中央”，“行政院”、“政府”等字眼。在邀请学者名单中不用“China，Taibei"，正确的写法应该是"Taibei，China"，也不能在邀请人员名单中把台湾学者列入国外学者名单内。  
六、关于国际组织的问题
与国际组织合作举办国际学术会议，或接受国际组织资助举办国际学术会议，必须了解清楚该组织的背景，并确认该组织没有“一中一台”或“两个中国”问题。
    七、关于会议敏感议题的问题
    (一) 举办国际学术会议涉及下列敏感或热点议题，需报教育部等有关部委审批。
    1、领土主权和海洋划界问题，如有关南沙群岛、钓鱼岛主权、台湾、西藏以及我与邻国领土纠纷等问题；
    2、人权问题，包括有关我计划生育政策等；
3、民族、宗教、司法与法律合作、民主、人道主义干预、国内选举问题等；
4、同邻国关系中存在的敏感问题，如东南亚地区的华人、华侨问题，某些历史人物评价、历史疆界划分等；
    5、有关北约东扩和有关国家要求加入北约问题；
    6、国际上特别关注和有争端的热点问题，如朝鲜半岛及东北亚安全、国家间领土争议或国内民族矛盾等。
    (二) 其他敏感议题
    除了上述敏感议题之外，现阶段还有以下比较敏感的议题。例如：温室气体的排放问题，水资源问题、环保问题等，尤其要注意跨境流域的问题。学者出国参加有关这些议题的会议或举办有关这些议题的会议前，要了解我国在这些方面的基本立场和政策，强调我国作为发展中国家的地位，坚持排放气体的人均原则，坚持共同的但是有区别的原则，积极坚持发达国家对我在这方面的技术和资金上支持，发表的有关数据必须以国家公开的为准。会议选择的考察地必须是对外开放的地区。
    八、关于为国外学者办理来华签证的问题
    如需为国外学者办理来华签证，举办科室应在会议举行前30个工作日，向院长办公室提交“中山大学短期来华签证申请表”，经学校国际合作与交流处审核后，报主管校领导审批并签发“被授权单位签证通知表”。举办科室将“被授权单位签证通知表”原件交与会者，由与会者持该表到中国驻所在国使领馆办理入境签证手续。